Wielu zamawiających obawia się zmieniać zawarte już umowy, szczególnie te zawarte w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych. Główne obawy dotyczą ewentualnych zarzutów naruszenia zasad gospodarności czy odpowiedzialności za dyscyplinę finansów publicznych. Tymczasem aktualne przepisy oraz stanowiska instytucji państwowych – w tym Urzędu Zamówień Publicznych i Prokuratorii Generalnej – jasno wskazują, że zmiana umowy, a nawet zawarcie ugody z wykonawcą, może być nie tylko dopuszczalna, ale wręcz pożądana z punktu widzenia interesu publicznego.
Gospodarność to także unikanie niepotrzebnych procesów
Zamawiający, działając w ramach sektora finansów publicznych, zobowiązani są do przestrzegania zasady gospodarności. To nie tylko oszczędność, ale też celowość i efektywność działań. Zgodnie z opinią Prokuratorii Generalnej RP z lipca 2022 r., niegospodarne może być zarówno nieuzasadnione zwiększenie wydatków, jak i... uporczywe unikanie zmiany umowy, nawet jeśli spełnione są przesłanki prawne. W szczególności, gdy wykonawca może skutecznie dochodzić podwyższenia wynagrodzenia przed sądem, brak reakcji ze strony zamawiającego może prowadzić do strat, których można było uniknąć.
Ugoda zamiast sporu sądowego – legalnie i korzystnie
Zgodnie z przepisami ustawy o finansach publicznych, jednostki sektora finansów publicznych mają prawo zawrzeć ugodę w sprawie spornej należności cywilnoprawnej, jeżeli po przeprowadzeniu analizy uznają, że jej skutki są korzystniejsze niż potencjalny wynik sporu sądowego lub arbitrażowego. Co istotne, takie działanie – pod warunkiem właściwego udokumentowania – nie stanowi naruszenia dyscypliny finansów publicznych.
W praktyce oznacza to, że zamawiający nie musi czekać na wyrok sądu, aby dostosować warunki umowy do nowej rzeczywistości gospodarczej. Odpowiednia analiza kosztów i ryzyk oraz zawarcie ugody mogą nie tylko chronić przed zarzutami, ale przede wszystkim – pozwalają uniknąć kosztownych i długotrwałych procesów.
Przesłanki zmiany umowy – co mówi ustawa PZP?
Art. 455 ust. 1 pkt 4 ustawy PZP wskazuje, że zmiana umowy może nastąpić w przypadku wystąpienia okoliczności, których zamawiający nie mógł przewidzieć, działając z należytą starannością. Warunkiem jest, by zmiana nie modyfikowała ogólnego charakteru umowy oraz by wzrost wynagrodzenia nie przekraczał 50% wartości pierwotnej. Co więcej, orzecznictwo i praktyka wskazują, że istotność zmiany ocenia się przez pryzmat wpływu na konkurencyjność postępowania – a nie sam fakt zmiany ceny.
Co to oznacza dla Zamawiających?
Wbrew obawom, zawarcie ugody z wykonawcą lub zmiana warunków kontraktu (np. waloryzacja wynagrodzenia) może być uzasadniona i zgodna z przepisami. W szczególności, gdy taka decyzja:
- chroni interes finansowy jednostki publicznej,
- pozwala uniknąć sporów sądowych i kosztów z nimi związanych,
- odpowiada na obiektywne zmiany warunków gospodarczych (np. inflację, wzrost cen materiałów, wojnę w Ukrainie),
- nie narusza zasady uczciwej konkurencji.
Wsparcie kancelarii – bezpieczeństwo i skuteczność
Zespół naszej kancelarii wspiera jednostki sektora publicznego i wykonawców w procesach zmiany umów w trybie PZP – od analizy przesłanek i ryzyk, przez przygotowanie dokumentacji, po negocjacje i zawarcie ugody. Dzięki znajomości obowiązujących przepisów oraz doświadczeniu procesowemu, pomagamy naszym klientom podejmować decyzje, które są nie tylko zgodne z prawem, ale też racjonalne i opłacalne.
Zachęcamy do kontaktu – wspólnie ocenimy, czy w Państwa przypadku możliwe jest wprowadzenie zmian do umowy w sposób bezpieczny i korzystny.
Zapraszamy do kontaktu: kancelaria@kancelariasmart.pl
Możesz też przesłać zapytanie przez formularz – odpowiemy szybko i konkretnie