W procesie realizacji inwestycji budowlanych, oprócz kosztów bezpośrednich takich jak robocizna, materiały czy praca sprzętu, występuje istotna kategoria kosztowa – koszty pośrednie. Pomimo że nie dają się one jednoznacznie przypisać do konkretnych robót, są nieodzownym elementem ponoszonym w związku z ich wykonaniem. Ujęcie i prawidłowa kalkulacja tych kosztów ma istotne znaczenie zarówno na etapie przygotowania oferty przetargowej, jak i w kontekście ewentualnych roszczeń o zapłatę wynagrodzenia lub odszkodowania.
Definicja kosztów pośrednich
Zgodnie z § 1 pkt 4 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 20 grudnia 2021 r., koszty pośrednie stanowią składnik kalkulacyjny wartości kosztorysowej. Obejmują one koszty nieujęte w kosztach bezpośrednich, lecz zaliczane – zgodnie z przepisami podatkowymi – do kosztów uzyskania przychodów, w tym koszty ogólne budowy oraz koszty zarządu.
Na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (art. 15 ust. 1 i 4), koszty pośrednie to wydatki, których poniesienie – choć nieprzypisane bezpośrednio do konkretnych przychodów – pozostaje w związku przyczynowym z ich osiągnięciem. Orzecznictwo sądów administracyjnych, m.in. wyrok WSA w Warszawie z 31.08.2016 r. (III SA/Wa 2007/15), wskazuje, że kluczowe znaczenie ma tu „celowość” wydatku, rozumiana jako jego potencjalny wpływ na przychody. W praktyce oznacza to, że nie każdy wydatek poniesiony przez wykonawcę może zostać uznany za koszt podatkowy – tylko taki, który w sposób racjonalny służy osiągnięciu lub zabezpieczeniu przychodów.
Koszty ogólne budowy
Koszty ogólne budowy to wydatki ponoszone przez wykonawcę w związku z organizacją, obsługą oraz prowadzeniem robót budowlanych, które jednak nie mogą zostać przypisane do konkretnej jednostki wykonawczej. Zaliczają się do nich m.in.:
- koszty zarządzania budową (wynagrodzenia kadry technicznej),
- koszty utrzymania biura budowy (czynsze, media, wyposażenie),
- zaplecze socjalne (kontenery, środki czystości, świadczenia BHP),
- eksploatacja drobnego sprzętu i narzędzi,
- koszty zabezpieczenia i ochrony placu budowy.
Choć nie są to koszty bezpośrednie, ich poniesienie pozostaje niezbędne dla zapewnienia prawidłowego przebiegu inwestycji i tym samym może stanowić podstawę do dochodzenia roszczeń w razie wydłużenia terminu realizacji.
Koszty ogólne zarządu
Drugą grupę kosztów pośrednich stanowią koszty ogólnego zarządu. Są to ogólnoadministracyjne i ogólnoprodukcyjne wydatki, które mają charakter centralny i nie są przypisane do konkretnego projektu. W praktyce obejmują one m.in.:
- wynagrodzenia kadry menadżerskiej i administracyjnej,
- koszty funkcjonowania biura głównego (czynsze, media, obsługa rachunkowa),
- delegacje, podróże służbowe, eksploatację pojazdów,
- koszty reprezentacji, reklamy i ubezpieczeń.
Powyższe wydatki – zgodnie z orzecznictwem, w tym wyrokiem NSA z 30.07.2013 r. – mogą być traktowane jako koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w funkcjonalnym związku z działalnością operacyjną wykonawcy.
Znaczenie kosztów pośrednich w dochodzeniu roszczeń
Koszty pośrednie – zwłaszcza w długotrwałych kontraktach – mogą stanowić nawet ponad 20% wartości całej inwestycji. Ich znaczenie wzrasta szczególnie w sytuacjach, gdy dochodzi do zmiany harmonogramu realizacji, a wykonawca dochodzi roszczeń z tytułu przedłużenia terminu ukończenia prac.
Warto zauważyć, że kalkulacja kosztów pośrednich na etapie przetargu oparta jest zwykle na wskaźnikach narzutu procentowego odnoszonych do planowanego czasu realizacji. Tymczasem w przypadku dochodzenia roszczeń odszkodowawczych – m.in. w związku z opóźnieniami wynikającymi z winy zamawiającego – bazuje się na rzeczywistych kosztach poniesionych w dodatkowym okresie realizacji.
Podstawa prawna roszczeń
Roszczenia związane z kosztami pośrednimi, w tym kosztami ogólnego zarządu, mogą być dochodzone na podstawie art. 471 k.c. w zw. z art. 361 k.c. Przesłankami odpowiedzialności odszkodowawczej są: zawinione niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania, wystąpienie szkody oraz związek przyczynowy między szkodą a działaniem lub zaniechaniem dłużnika.
Naprawienie szkody może obejmować zarówno rzeczywiste straty (damnum emergens), jak i utracone korzyści (lucrum cessans), co czyni możliwym dochodzenie kosztów ogólnego zarządu jako elementu uszczerbku majątkowego wykonawcy.
Wsparcie prawne dla firm budowlanych
Kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie prawne w zakresie dochodzenia roszczeń wynikających z realizacji kontraktów budowlanych – zarówno na etapie przedsądowym, jak i sądowym. Pomoc obejmuje m.in. zapewnienie profesjonalnej prywatnej opinii biegłego, w której dokonana będzie analiza kalkulacji kosztów pośrednich, opracowanie strategii procesowej oraz reprezentację przed sądami powszechnymi.
Zapraszamy do kontaktu przedsiębiorców z branży budowlanej poszukujących rzetelnego doradztwa w sprawach związanych z realizacją umów i egzekwowaniem należnych świadczeń.
Zapraszamy do kontaktu: kancelaria@kancelariasmart.pl
Możesz też przesłać zapytanie przez formularz – odpowiemy szybko i konkretnie